El 2021 se ha convertido en el año de la digitalización de procesos fiscales. En ese sentido, la Dian, sigue promoviendo la reglamentación para emitir la nómina electrónica en pymes. Antes, el formato de nómina tradicional, en Excel, era la forma para liquidar la nómina en las empresas. Pero, con la digitalización de tareas y procesos, otras formas de calcular los valores de nómina han llegado.
En Sinfo le contamos las diferencias entre una nómina tradicional y lo que es contar con un software como SINFO Gestión de Nómina.
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Pero, ¿Qué es la nómina electrónica?
En primer lugar, la nómina electrónica es un documento digital que equivale a la tradicional nómina de empleados. Además, esta se diferencia por presentarse bajo un archivo y documento equivalente electrónico. Con este documento cualquier empresa puede ahorrar tiempo, recursos y gestionar de forma eficiente la información de pagos, descuentos y otros procesos realizados con las bases de datos de empleados y más.
Con este sistema, la empresa tiene acceso a diferentes formularios donde puede generar las transacciones y enviarlas a la DIAN, al tiempo que el trabajador puede consultar su información, sin necesidad de involucrar a más actores en el proceso.
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Ahora sí, ¿Qué diferencias hay entre la nómina tradicional y la electrónica?
Hoy en día, la mayoría de procesos realizados dentro de una empresa requieren de cierta documentación. Y la liquidación de nómina y nómina electrónica no son la excepción a la regla. Por ese motivo es clave que tenga en cuenta cuál es la documentación que maneja cada una de ellas.
La primera diferencia que surge está basada en el esquema tradicional de nómina. En ella se maneja un comprobante de pago de nómina, este es el documento que reciben los trabajadores de su empresa. Lo hacen con el fin de evidenciar los pagos legales realizados según la relación laboral y el contrato que manejen.
No obstante, en el caso de la nómina electrónica estos documentos son los desprendibles de pago de nómina. Todos estos se emiten a los empleados luego de liquidar el pago.
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Ahora bien, si nos referimos a los responsables de cada proceso, encontramos que en el esquema tradicional nómina los encargados de realizarlo son la empresa. Como también tiene que ver el software de nómina que se maneja dentro de la misma. Mientras que, en el caso de nómina electrónica la responsabilidad recae en tres grandes actores, el software de nómina electrónica, la empresa y la DIAN.
Cabe aclarar que no podemos hablar de nómina electrónica sin realizar la liquidación de nómina. Quizá esto puede causar confusiones, pero no se preocupe, aquí aclaramos sus dudas.
En términos prácticos, el esquema tradicional de nómina es el proceso por el cual se liquida la nómina de los trabajadores de su empresa. Esto se da generando un registro detallado de pagos y deducciones. Cada una de ellas, realizadas durante el tiempo laboral que se establezca en el contrato. Y, la nómina electrónica cumple la función de complementar el proceso anterior.
¿Cuáles serían los pasos para gestionar ambos procesos?
Haciendo un análisis del proceso de liquidación de nómina bajo la forma tradicional, habría que realizar estos pasos:
- Determinar salarios y prestaciones: la empresa debe establecer el salario y el porcentaje de prestaciones sociales que cada trabajador va a recibir conforme a su perfil y cargo en la compañía.
- Esclarecer las políticas de pago: sus empleados deben estar al tanto de la forma de liquidación de su nómina para evitar malos entendidos.
- Planear calendarios de pago: es fundamental que defina las fechas y periodicidad de pago para que en sus procesos exista claridad. Así también puede evitar inconsistencias e inconformidades por parte de sus empleados.
- Considerar todos los conceptos de pago: a la hora de liquidar la nómina de su equipo de trabajo, no olvide tener en cuenta todos los conceptos: salario, deducciones por prestaciones, descuentos, aumentos, bonificaciones extras y más. No deje escapar detalles para evitar volver a empezar.
- Calcular la nómina: una vez tenga todos los montos definidos es hora de sumar y restar para que calcule el valor total de la nómina a liquidar.
- Obtener reportes: luego de tener los cálculos y contabilidad lista, ya puede empezar a generar los reportes de empleados, la base de datos y sus respectivos recibos de nómina.
- Efectuar pagos: una vez cuente con el papeleo correspondiente y los rubros a liquidar, está listo para realizar el pago de nómina a los trabajadores.
Mientras que, en el caso de la nómina electrónica solo son 3 simples pasos:
- Habilitación
- Generación y Transmisión
- Validación
En uno de nuestros últimos artículos le compartimos cómo habilitarse ante la DIAN para emitir Nómina Electrónica.
En ese sentido, ¿La nómina electrónica es la mejor opción?
Si tomamos en cuenta que la nómina tiene tantas variables, tantos cambios y depende de distintos factores, ahora ya no será tan sencillo gestionar una nómina solo completando una fórmula en un formato de nómina en Excel.
Además, por más esfuerzos que realice, siempre tendrá varios archivos en excel y distintas carpetas en su computador. Esto le impedirá visualizar toda la información en una pantalla para entender cuánto cuesta la nómina período a período. O por lo menos intentar validar si todo el proceso se está efectuando de forma óptima.
Tenga en cuenta que…
Hoy en día, los software para liquidar nómina poseen las herramientas necesarias para minimizar los errores en el sistema de pago. Todo el proceso que conlleva las remuneraciones a sus colaboradores será eficaz y dinámico. Esto debido a que el programa se apoya en determinadas funcionalidades. Los valores y cifras quedan inmediatamente estandarizados y guardados en el sistema.
Por esa razón, ya puede decirle adiós a la tarea de tener que reingresarlos periódicamente en un Excel. Así mismo, la implementación de nómina electrónica será un aspecto clave en la transformación digital del país.
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No obstante, mediante la expedición de la Resolución 000063 del 30 de julio de 2021, la Dian confirmó que se amplió el plazo para que las empresas puedan habilitarse como emisoras de nómina electrónica.
Aquí le presentamos el nuevo calendario para la implementación de este documento según lo estipulado por la Dian en la Resolución 000063.
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En conclusión
Liquidar su nómina usando un software para nómina le brinda múltiples beneficios a su organización. En el día a día, simplifica y agiliza los flujos de trabajo dentro de la empresa y aumenta la productividad. Sobre todo, en el largo plazo, lo hace más productivo y le ayudará a aumentar la competitividad de su negocio.
Si usted tomó la decisión y no sabe por donde empezar, no olvide que en Sinfo estamos listos para ofrecerle una solución completa que le facilitará la transmisión y validación de distintos documentos electrónicos y, desde luego, la nómina entra dentro de esos servicios.
Es decir que, a través de ella, cualquier empresa podrá generar, transmitir y validar la información hacia la Dian de forma fácil simple y amigable.
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