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¿Cómo se relacionan la factura electrónica y la nómina electrónica en Pymes?

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La nómina electrónica en Pymes se concibe desde el mismo momento en que se generó la factura electrónica; el artículo 116-1 del Estatuto Tributario expresa que este sistema de facturación es aplicable a otras actividades operativas. Allí están acciones como el pago de nómina, dejando ver que esta también se manejará de forma electrónica.

Por ese motivo, en Sinfo le contamos cómo se relacionan ambos sistemas, cómo se presenta la nómina electrónica en pymes según la regulación DIAN y de qué forma se genera este soporte.

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Empecemos con lo básico

En primer lugar, la nómina electrónica es un documento digital que equivale a la tradicional nómina de empleados. Este se diferencia por presentarse bajo un archivo electrónico. Con dicho documento podrá ahorrar tiempo, recursos y gestionar de forma eficiente la información de:

  • Pagos
  • Descuentos
  • Otros procesos realizados con las bases de datos de empleados y más

Lo mismo ocurre con la factura electrónica, un documento digital en la que su expedición está condicionada al consentimiento de su destinatario.

En segundo lugar, la empresa tiene acceso a diferentes formularios donde puede generar las transacciones y enviarlas a la DIAN. Lo anterior al tiempo que el trabajador puede consultar su información. Todo sin necesidad de involucrar a más actores en el proceso.

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¿Por qué su negocio necesita un ERP para crecer?

Según la DIAN, actualmente ya hay más de 540.000 facturadores electrónicos. Esa cifra supera los 360.500 que se habían trazado antes de culminar el 2020.

Para conocer los obligados a generar nómina electrónica debe tener en cuenta que éstos se clasifican de acuerdo al número de empleados que tengan las empresas, por lo tanto, la DIAN los ha dividido por grupos.

Aquí le presentamos el nuevo calendario para la implementación de este documento de acuerdo a la resolución 000037.

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La digitalización llegó: Paso a paso de la nómina electrónica para pymes

¿Qué más debo tener en cuenta frente al sistema de nómina electrónica en Pymes?

Conforme a lo establecido en la resolución 013 de febrero de 2021 y en las modificaciones realizadas a la resolución 042 del 05 de mayo de 2020 los obligados a emitir nómina electrónica son:

  • Todos los empresarios que cuentan con equipo de trabajo y responden a la relación laboral empleador – empleado como:
  • Las personas que realicen pagos por relación entre empleado – empleador; es decir, todos aquellos contribuyentes que generan empleo, a través de un contrato de trabajo que está regulado por el Código Sustantivo del trabajo, bien sea del sector público o privado.
  • Quiénes requieran soportar costos y gastos en renta o IVA que no sean facturadores electrónicos, pero tengan empleados y deban dar cuenta de los costos y gastos imputables al descuento tributario.
  • Empleadores encargados del pago a los pensionados.

Ahora bien, ¿Cómo presentar la nómina electrónica de acuerdo a la reglamentación DIAN?

La primera opción es hacerlo a través de un desarrollo propio, para lo cual la DIAN ha dispuesto una sección con algunas herramientas de desarrollo que puede encontrar haciendo clic aquí.

Mientras que, la segunda opción es a través de un proveedor tecnológico aliado. Eso sí, la experiencia y el conocimiento del medio es el punto de partida antes de elegir un proveedor. Lo ideal es que usted conozca los procesos de actualizaciones y cómo podrá implementarlos con facilidad en cualquier momento.

En ese sentido, es importante aclarar que todas estas empresas primero deben habilitarse en el servicio informático electrónico de Nómina Electrónica. La fecha de inicio, como lo confirma la imagen del presente artículo, será el 1 de agosto de 2021.

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Por último, ¿Si liquido la nómina a mis empleados, es obligatorio que genere el documento de soporte ante la DIAN?

La respuesta es sí. De acuerdo a las resoluciones 000013 y 000037 emitidas por la DIAN, toda empresa o persona natural que tenga empleados, debe presentar su Documento Soporte de Pago Nómina Electrónica, independientemente de que la liquidación se realice en Excel o a través de un servicio automático para el pago de nómina.

No olvide que la normativa colombiana ratifica la obligatoriedad del uso de las firmas digitales en la factura electrónica.

Además, se establecen los lineamientos técnicos que deberán tener en cuenta tanto los emisores como los proveedores tecnológicos avalados por la Dian. Es allí donde Sinfo lo puede apoyar para dinamizar sus procesos en tiempo real gracias a las soluciones que ofrece desde la nube.

En Sinfo estamos listos para ofrecerle una solución completa que le facilitará la transmisión y validación de distintos documentos electrónicos y, desde luego, la nómina entra dentro de esos servicios. A través de ella, cualquier empresa podrá generar, transmitir y validar la información hacia la Dian de forma fácil simple y amigable.

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