La digitalización llegó: Paso a paso de la nómina electrónica para pymes

La digitalización llegó: Paso a paso de la nómina electrónica para pymes

La Dian, siguiendo su proceso de digitalización ha venido actualizando múltiples procesos entre los que se incluye la sistematización y pago de nómina electrónica para pymes. En 2021, la resolución 000013 especificó las fechas para la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica en el sector empresarial. La misma, modificada nuevamente mediante la resolución 000037 de mayo de 2021.

En ese sentido, es clave entender que hoy en día, la normativa colombiana ratifica la obligatoriedad del uso de las firmas digitales en la factura electrónica y el desarrollo de nómina electrónica para pymes con el fin de optimizar tareas, procesos y múltiples operaciones.

Todo inició con la facturación electrónica, en 2019, y la evolución de este sistema ya ha llegado al tema de nómina. Según la reglamentación Dian, la idea es que en un futuro cercano se trabaje con aproximadamente un 90% de documentos electrónicos.

En ese orden de ideas, el objetivo principal es recopilar la información de cualquier contribuyente. Esto sin necesidad de depender de las empresas, lo que traduce una mayor eficiencia en control y fiscalización. Así mismo, este documento es estratégico para la administración tributaria.

Por esa razón, en SINFO le contamos todo lo que debe saber sobre la implementación de la nómina electrónica en su organización. 

Guía de Nómina Electrónica
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    1. ¿Cuáles son las fechas clave del proceso de Nómina Electrónica para Pymes?

    Si hablamos de digitalización, hay 4 fechas fundamentales para entender cómo se ha desarrollado la implementación de Nómina Electrónica en el país.

    El 17 de diciembre del 2020

    La DIAN dio a conocer el proyecto de resolución por la cual se implementa el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica: allí se les indicó a todas las empresas que debían adoptar la nómina electrónica. Con este nuevo proceso, la idea es implementar y desarrollar en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad de entregar un documento que sirva como soporte de pago de nómina electrónica, así como todo lo que esté relacionado con él.

    El 11 de febrero de 2021

    La DIAN dio a conocer la resolución 000013 de 2021: en ella se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica. Todo acorde con su respectivo anexo técnico y lo que se relaciona con él.

    Para hacer frente a la situación vivida en el país

    La DIAN ha modificado el calendario que le indica a las empresas las fechas para implementar la nómina electrónica por medio de la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021.

    El 30 de julio de 2021

    Con el fin de concretar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la Dian expidió la Resolución 000063 para ajustar nuevamente las fechas de implementación de Nómina Electrónica.

    Ahora, el proceso de habilitación inicial ante la DIAN se realizará a partir del 18 de agosto. Mientras que este sistema deberá implementarse entre el 1º de septiembre y el 1º de diciembre del presente año, según el grupo al que pertenezca.

    Aquí le presentamos el nuevo calendario para la implementación de este documento según lo estipulado por la Dian en la resolución 000063 de julio de 2021:

    calendario-nominaelectronica-2021

    2. Pero, ¿Por qué se realiza el proceso de habilitación de la nómina electrónica?

    El proceso de habilitación de la nómina electrónica se lleva a cabo dentro de un espacio que se encuentra en del sistema de facturación electrónica; en este caso los emisores del documento soporte de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento deben desarrollar un conjunto de actividades para comprobar que cumplen con los requisitos exigidos por la DIAN.

    Este procedimiento se realiza en el Servicio Informático Electrónico del Sistema de Facturación, dentro de este se encuentra la función del documento soporte de pago de nómina electrónica de la DIAN.

    El proceso de habilitación debe ser realizado con una fecha previa a la fecha máxima (estipulada en la resolución 000037), en la cual lo apoya SINFO, donde se debe iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste cuando haya lugar.

    3. Información que debe contener la Nómina Electrónica para Pymes

    Tal y como lo documenta la DIAN, la Nómina Electrónica deberá contener la siguiente información:

    4. ¿Qué beneficios le entrega a su organización la implementación de nómina electrónica?

    Con la nómina electrónica podrá incluir estos pagos a todos los empleados

    Estos pagos servirán como soporte de costos deducibles a la hora de presentar la declaración tributaria

    Es un documento que se almacena en la nube ahorrando espacio

    Además, podrá ser consultado en cualquier momento para hacer seguimiento a los registros al ver todos los datos y estadísticas de la nómina de cada empleado

    Es 100% seguro al ser un documento digital. No hay que preocuparse porque se pierda la información

    Así mismo, el respaldo de la información siempre estará presente en la nube

    Tiene la misma validez legal que las nóminas tradicionales

    Por lo tanto, dicho formato se alinea bajo la normatividad Dian y cumple con sus requerimientos

    5. ¿Cómo funcionará la emisión de nómina electrónica?

    Según la resolución de la Dian, las empresas tendrán que emitir la nómina electrónica y los respectivos documentos que legalicen el pago mensual y transmitirlo a la Dian. Esto se deberá hacer en un plazo de 10 días como corresponda.

    El sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina, de los cuales se genera el documento soporte de pago de nómina electrónica. Así mismo de allí se derivan las notas de ajuste del citado documento.

    Respecto del calendario de implementación permanente, en el documento se indica que los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica, derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, cuentan con un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta, sin sujeción a la entrada en vigencia de la resolución.

    6. ¿Cómo se genera la nómina electrónica?

    La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnica señaladas por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por esta. En ese sentido, en Sinfo contamos con las herramientas que usted necesita para generar este documento.

    Tenga en cuenta que este sistema funciona igual que la factura electrónica, pudiéndose utilizar un software propio o contratar con u proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.

    Así como sucedió con la facturación electrónica, en la nómina electrónica los distintos softwares de contabilidad integrarán la nómina electrónica como un servicio adicional. Contáctenos para mostrarle cómo lo hacemos en Sinfo.

    7. Tome nota, ¿Cuál es la información que debe contener la Nómina Electrónica?

    Como lo documenta la DIAN, la Nómina Electrónica deberá contener la siguiente información:

    1. Encontrarse denominada como “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
    2. Nombres y apellidos o razón social del empleador, incluyendo el NIT.
    3. Nombres, apellidos e identificación del empleado.
    4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
    5. Debe contener un número consecutivo de control interno, implementado por el empleador.
    6. Valor devengado por el empleado, acompañado de los correspondientes conceptos.
    7. Las deducciones realizadas, con sus conceptos.
    8. El valor total pagado al empleado.

    8. ¿Quiénes tendrán que ajustarse a la nueva normativa de Nómina Electrónica?

    Seguramente usted se estará preguntando si ¿Le toca a mi empresa? ¿Por qué? ¿Cuándo? ¿Cómo?‍

    Aquí le contamos quienes deben implementar este sistema:

    • Todas las empresas que realizan pagos o abonos que se derivan de una vinculación laboral directa. Esto quiere decir de un contrato laboral, ya sea para colaboradores activos o pensionados. Y aplica para los que puedan necesitar el documento de soporte de pago de la nómina para deducciones.
    • Organizaciones, fundaciones, ONG y similares, incluso, aquellos que no tengan la obligación de expedir factura.


      Por ese motivo, queda demostrado que tarde o temprano todos deberán implementar este mecanismo. No obstante, la necesidad de anticiparse a la norma es clave para liquidar una Nómina Electrónica sin errores.

      Además, contar con cálculos automatizados se vuelve una parte importante fundamental en este proceso de digitalización.

    9. ¿Qué características debe tener un software de nómina electrónica?

    Elija uno de interfaz sencilla e intuitiva que le permita agilizar sus procesos. Además, éste debe brindarle todas las herramientas de capacitación.  Por otro lado, asegúrese que sea en la nube para que lleve su información alineada. Asimismo, que le ayude a ahorrarse costos en procesos de impresión, envío y almacenamiento.

    Tenga en cuenta que una de las principales características a la hora de elegir un software de nómina es que este tenga respaldo técnico en caso de que se llegara a presentar cualquier tipo de falla o inconveniente.

    En ese sentido, al momento de adquirir su sistema de nómina no pase por alto ningún detalle: requerimientos de la DIAN, pero que además le de otras facilidades y funcionalidades como las que tiene el software de Sinfo:

    • Calcule en minutos el lote de nómina de sus colaboradores
    • Visualice la trazabilidad de pagos de sus colaboradores
    • Lleve el histórico de todos sus pagos y registros
    • Organice la información para reportar de forma correcta la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes)

    10. Recomendaciones finales

    Si quiere conocer más de cerca todas las ventajas y el funcionamiento técnico a la hora de realizar la implementación de nómina electrónica, la factura electrónica y utilizar un ERP para que su negocio o pyme crezca a paso firme y seguro, sin descuidar la calidad en todos sus procesos, escríbanos al 3183010101 o contáctese con uno de nuestros asesores.

    En Sinfo estamos listos para ofrecer una solución completa que facilitará la transmisión y validación de distintos documentos electrónicos. Y, desde luego, la nómina entra dentro de esos servicios. A través de ella, cualquier empresa podrá generar, transmitir y validar la información hacia la Dian de forma fácil, simple y amigable.

    No espere más, conozca nuestros planes y ¡súmese a la transformación digital del país! No olvide que desde ya puede agendar una demostración sin ningún compromiso con uno de nuestros expertos.

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