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¿Es clave tener software de nómina antes de emitir nómina electrónica?

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En tiempos de transformación digital, adquirir un software de nómina en una compañía, permite tener exactitud y en términos de liquidación de nómina, ahorrar recurso humano, tiempo y fomentar la productividad a gran escala.

En primer lugar, un software de nómina simplifica la gestión al automatizar y optimizar los procesos. Además permite tener un mayor control en la información contable. Lo anterior de acuerdo a los cambios más recientes en las nuevas regulaciones de ley. Sin olvidar también los reajustes en cuestión fiscal de pagos de nómina. Esto para evitar sanciones económicas por parte de las instituciones administrativas, con multas por incumplimientos en los salarios o en las fechas establecidas.

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En segundo lugar, implementar un software de nómina facilita la vida de las personas y evita errores en:

  • La digitación
  • Las distracciones humanas
  • Equivocaciones en fechas de pago
  • Consignaciones en cuentas erradas
  • Olvido de pagos de viáticos o auxilios, entre otras cuestiones que limitan la efectividad de la liquidación de la nómina

Así mismo, no olvide que estas soluciones son un paso más hacia la transformación digital del país. Lo que se busca en que las organizaciones se posicionen a nivel regional y adopten herramientas sustentables. Esto permitirá que los negocios sea más rentables, productivos y competitivos frente a los pares en la región.

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¿Cómo funcionará este proceso?

Según la resolución de la Dian, las empresas tendrán que emitir la nómina electrónica y los respectivos documentos que legalicen el pago mensual y transmitirlo a la Dian. Esto se deberá hacer en un plazo de 10 días como corresponda.

El sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina, de los cuales se genera el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento.

Ahora, teniendo en cuenta la situación del país, la Dian ha extendido la fecha máxima para iniciar la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, entre agosto y diciembre de 2021.

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Respecto del calendario de implementación permanente, en el documento se indica que los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica, derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, cuentan con un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta, sin sujeción a la entrada en vigencia de la resolución.

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No obstante, el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento, se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Lo anterior de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado.

Aquí le presentamos el nuevo calendario para la implementación de este documento según lo estipulado por la Dian en la resolución 000037.

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Finalmente…

Es importante destacar que esta nueva disposición sea asumida como lo que es: un paso enorme para seguir digitalizando las tareas administrativas. La transformación digital es imparable, por eso es vital que esta transición se haga de la mano de un proveedor que más que venderle un servicio sea el mejor de los aliados.

En Sinfo estamos listos para ofrecer una solución completa que facilitará la transmisión y validación de distintos documentos electrónicos y, desde luego, la nómina entra dentro de esos servicios. A través de ella, cualquier empresa podrá generar, transmitir y validar la información hacia la Dian de forma fácil simple y amigable.

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