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¿Es recomendable cambiar el Excel por un software para liquidar la nómina?

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El formato de nómina en Excel ha sido durante años la herramienta tradicional para liquidar la nómina en las empresas. Pero, con la digitalización de tareas y procesos, otras formas de calcular los valores de nómina han llegado. Estas herramientas han dejado en evidencia los grandes riesgos que se corren al hacer la liquidación en un formato de nómina en excel tradicional. Por ese motivo, en Sinfo le contamos porqué debe pasarse de los procesos largos del excel a un software para liquidar la nómina acorde a sus necesidades.

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Pero, ¿Realmente es mejor usar un software para liquidar la nómina que gestionar todo desde Excel?

En primer lugar, la nómina electrónica es un documento digital que equivale a la tradicional nómina de empleados, y que se diferencia por presentarse bajo un archivo electrónico. Con este documento podrá ahorrar tiempo, recursos y gestionar de forma eficiente la información de pagos, descuentos y otros procesos realizados con las bases de datos de empleados y más.

Con este sistema, la empresa tiene acceso a diferentes formularios donde puede generar las transacciones y enviarlas a la DIAN, al tiempo que el trabajador puede consultar su información, sin necesidad de involucrar a más actores en el proceso.

En ese sentido, si tomamos en cuenta que la nómina tiene tantas variables, tantos cambios y depende de distintos factores, ahora ya no será tan sencillo gestionar una nómina solo completando una fórmula en un formato de nómina en Excel.

Además, por más esfuerzos que realice, siempre tendrá varios archivos en excel y distintas carpetas en su computador. Esto le impedirá visualizar toda la información en una pantalla para entender cuánto cuesta la nómina período a período. O por lo menos intentar validar si todo el proceso se está efectuando de forma óptima.

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Aquí le presentamos 4 ítems clave para decirle ¡sí al futuro! e implementar sus procesos bajo una solución modular como SINFO.

1. Actualización de parámetros

En promedio, una persona responsable de nómina puede gastar entre uno y dos días de trabajo haciendo todo el proceso en un formato de nómina en Excel y actualizando los parámetros de las plantillas. Ajustar valores y porcentajes que cambian año tras año debido a las legislaciones colombianas, como por ejemplo el sueldo mínimo o algunos subsidios, es una tarea que no puede dejar de lado a la hora de manejar su sistema de nómina en Excel.

Actualmente, ya no es necesario que esté actualizando cada uno de los parámetros existentes a la hora de pagarle a sus colaboradores. Con SINFO Gestión de nómina puede gestionar todo de forma automática.

2. Olvídese de las equivocaciones

Imagínese que usted está listo para actualizar su planilla de Excel, y que cuando entra al archivo hay errores, confusiones, o que incluso se perdieron datos relacionados al pago de salario de sus colaboradores. Esto es algo sumamente común cuando se trabaja con hojas de cálculo, y más aún cuando no hay solo una persona a cargo de llevar los registros.

Además de todo el desorden que puede causar una simple equivocación en tu planilla, la carga emocional también es un factor que puede aparecer en quién cometió el error. Lo bueno es que el software de nómina te ayudará a reducir el riesgo de cometer desaciertos y así también sus consecuencias.

Hoy en día, los software para liquidar nómina cuentan con las herramientas necesarias para minimizar los errores en el sistema de pago. Todo el proceso que conlleva las remuneraciones a sus colaboradores será eficaz y dinámico. Esto debido a que el programa se apoya en determinadas funcionalidades. Los valores y cifras quedan inmediatamente estandarizados y guardados en el sistema.

Por esa razón, ya puede decirle adiós a la tarea de tener que reingresarlos periódicamente en un Excel. Así mismo, la implementación de nómina electrónica será un aspecto clave en la transformación digital del país.

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No obstante, mediante la expedición de la Resolución 000063 del 30 de julio de 2021, la Dian confirmó que se amplió el plazo para que las empresas puedan habilitarse como emisoras de nómina electrónica. Aquí le presentamos el nuevo calendario para la implementación de este documento según lo estipulado por la Dian en la Resolución 000063.

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La digitalización llegó: Paso a paso de la nómina electrónica para pymes

3. Es muy fácil de usar

Un software de nómina en la nube le permite modificar y compartir los datos de una manera mucho más rápida y simple que a través de Excel. Y lo mejor es que todo se encuentra disponible en un mismo lugar.

A diferencia de Excel, no hay que instalar un programa para acceder a los datos, ni hay que estar lidiando con planillas duplicadas o complicadas de manejar. Además, con este sistema puede olvidarse de los errores de compatibilidad en diversos archivos.

En ese sentido, al momento de adquirir su software de nómina no pase por alto ningún detalle: requerimientos de la DIAN, pero que además le de otras facilidades y funcionalidades como las que tiene SINFO Gestión de Nómina:

  • Calcule en minutos el lote de nómina de sus colaboradores
  • Visualice la trazabilidad de pagos de sus colaboradores
  • Lleve el histórico de todos sus pagos y registros
  • Organice la información para reportar de forma correcta la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes)

4. ¡Solo necesita internet!

Como nuestro software de nómina funciona de manera online, la distancia deja de ser una limitante para trabajar en las liquidaciones de sueldo. Ya no es necesario tener el Excel abierto en un computador. Ni tampoco va a necesitar la respectiva planilla base como respaldo. Lo único que necesita es tener conexión a internet.

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En pocas palabras

Liquidar su nómina usando un software para nómina le brinda múltiples beneficios a su organización. En el día a día, simplifica y agiliza los flujos de trabajo dentro de la empresa y aumenta la productividad. Pero sobre todo, en el largo plazo, lo hace más productivo y le ayudará a aumentar la competitividad de su negocio.

Si usted tomó la decisión y no sabe por donde empezar, no olvide que en Sinfo estamos listos para ofrecerle una solución completa que le facilitará la transmisión y validación de distintos documentos electrónicos y, desde luego, la nómina entra dentro de esos servicios. A través de ella, cualquier empresa podrá generar, transmitir y validar la información hacia la Dian de forma fácil simple y amigable.

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